Operations Trainee, Educational Tours

Location: Shibuya-Ku, Tokyo, Japan Department: Intern/Co-op/ Trainee Multifunction/General

（日本語はページ下部にあります）

Operations Trainee

Job Type: Full time, Fixed Term

Location: Tokyo, Japan – Onsite

Start Date: February 1st, 2027

Job overview

We are looking for an adaptable, detail-oriented individual with strong communication skills and a can-do mindset to join our Operations department in Tokyo.

As part of our Production team, you will play a critical role in supporting the smooth execution of all tours within the Educational Tours (ET) Product in Japan. You’ll help ensure travelers have an exceptional experience by managing key logistical and administrative tasks before and during travel.

This is a full-time trainee position with a start date of February 1st, 2027, and an end date of July 31st, 2027. The role will require 5 days in the office.

Salary: JPY 2.5Million/yearly

Key Responsibilities

Phone Dispatch: Provide phone support - answering calls, transferring to the correct person, clearly communicate needs and messages

Bus Schedule Review: Review bus schedules submitted by the Tour Directors for audit-proof accuracy before sending to the bus companies.

Administrative Support: Assist with booking activities, coordinating with local suppliers, and supporting invoice processing and other back-office tasks.

Hotel Rooming Lists: Prepare and manage accurate rooming lists for groups, coordinating with hotel partners across Japan.

Help manage last-minute tour changes such as traveler cancellations or additions.

Contribute to a fast-paced team working toward delivering high-impact, educational travel experiences.

Skills & Experience

A confident communicator, fluent in both business-level Japanese and English

A fast learner who can think on your feet and adapt quickly to changing circumstances

Detail-oriented and organized, with strong follow-through

Calm under pressure, able to prioritize and act with urgency when needed

A team player who thrives in a multicultural environment

Legally authorized to work in Japan

Please note that this is a fixed-term traineeship (until end of July 2027) Successful trainees may be offered full-time roles after the traineeship depending on availability and performance.

Why you will love working with us

At EF, our culture is built around three Core Beliefs: we put customers first, we take ownership, and we make it fun.

That means caring about the experience we create for our customers, taking responsibility and looking for ways to make things better, and bringing curiosity, collaboration and passion to the way we work.

As an Operations Trainee, you'll be part of a close-knit team in Tokyo while collaborating with colleagues and suppliers across our organization. You'll have the opportunity to take meaningful ownership of your work, develop your time management and organization skills, and contribute directly to travel experiences across Japan.

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オペレーション　インターン（研修生）

職務内容

このたび、東京オフィスのオペレーションチームでは、柔軟な対応力と細部への配慮を兼ね備え、「まずは行動する」姿勢をお持ちの方を募集しております。

本ポジションでは、日本国内で実施される学生ツアーが円滑に運営されるよう、旅行前の準備段階からツアー実施中の対応まで、各種ロジスティクス業務や事務業務をご担当いただきます。学生の皆様にとってかけがえのない学びと体験を提供するための重要な役割を担っていただくポジションです。

主な業務内容

電話対応

主に外部パートナーからの受電対応を中心としたインバウンド業務、ならびに必要な情報の伝達・調整を行います。

ファイナル工程の確認

事務サポート業務

アクティビティの予約、サプライヤーとの各種調整、請求書処理など、日々のオペレーションを支える事務業務を行います。

ホテル部屋割りリストの作成・管理

日本全国の宿泊施設と連携し、部屋割りリストの作成および更新管理を担当します。

ツアー直前の対応業務

急なキャンセルや参加者の追加に伴うスケジュール・手配の変更に柔軟に対応していただきます。

チームとの協働による価値ある旅行体験の創出

社内チームと密に連携しながら、教育的かつ意義あるツアー体験の提供に貢献していただきます。

Tour Directorから提出されたファイナル工程をバス会社に提出するにあたり、正確に記入されているかを確認します。

応募資格

日本語および英語で、ビジネスレベルのコミュニケーションが可能な方

状況の変化に柔軟に対応し、新しいことを積極的に学ぶ意欲をお持ちの方

細部にまで注意を払い、計画的かつ丁寧に業務を遂行できる方

複数の業務を同時に進行させながら、適切に優先順位を判断できる方

多文化なチーム環境の中での協働を楽しめる方

日本国内での就労資格を有する方

勤務条件

雇用形態：インターン（研修生）

期間：2027年2月1日～2027年7月31日（6か月間）

勤務地：東京オフィス（週5日出社）

給与：年収 2,500,000円

※研修期間終了後、実績およびポジションの空き状況により正社員登用の可能性があります。

EFで働く魅力

EFでは、「お客様を第一に考える」「主体的に責任を持って取り組む」「楽しむことを大切にする」という3つのCore Beliefsを大切にしています。

お客様に提供する体験を大切にし、自分の仕事に責任を持ちながら、より良い方法を考えること。そして、好奇心や協調性、情熱を持って日々の業務に取り組むことを重視しています。

Tour Production Specialistとして、シドニーのチームの一員となり、海外の同僚やサプライヤーと連携しながら働きます。担当業務に主体的に取り組み、オペレーションやサプライヤー管理の知識・経験を身につけ、南太平洋地域の旅行体験づくりに直接貢献できます。

また、EFのグローバルネットワークを通じて、キャリアアップや海外チームとの協働、出張の機会があり、年1回EFのツアーに参加できる制度の対象にもなります。