Stage Meeting Planner H_F_X - BRUXELLES - 6 MONTHS

Brussels · Posted Nov 09

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At a glance

Location: Brussels, Belgium
Work type: Onsite

Stage Meeting Planner H_F_X at Sofitel Brussels Europe (Accor) – 6-month internship starting Jan 2027 in Brussels. Supports event planning and sales activities for MICE with a focus on optimizing event spaces, handling inquiries, drafting commercial contracts, and ensuring successful on-site execution with cross-department coordination. French/English required; knowledge of Pack Office and OPERA preferred.

What they are looking for

Pack officeOpera

Location: Brussels, Brussels, be Employment Type: {'id': 'permanent', 'label': 'Full-time'}

Description de l'entreprise

Situé au cœur du quartier européen, le Sofitel Brussels Europe est un hôtel élégant doté d'une situation idéale sur la Place Jourdan, l'une des dernières places typiques de la ville. Proche du célèbre Parc du Cinquantenaire et des musées, il est le point de départ idéal de toutes les visites de la capitale européenne.

Amenez votre carrière à un tout autre niveau et rejoignez notre équipe !

Ce que l’établissement vous offre

Être le futur magnifique Ambassadeur de la marque Sofitel.

La capacité de faire la différence aux travers de nos activités Ethiques & Responsabilité Sociale des Entreprises, comme Green Key.

Des opportunités de développement de carrière au niveau national et international.

Description du poste

En collaboration étroite avec le manager, le Meeting Concierge veille au meilleur déroulement possible de la prestation, en respectant la demande du client et en développant du CA de l’hôtel.

OPTIMISATION DES ESPACES En collaboration avec le Manager, prendre les bonnes décisions pour optimiser le revenu de l'hôtel- Gérer les refus.
RECEPTION DE LA DEMANDE (téléphone et email), et QUALIFICATION Répondre à la demande du client, connaissance du produit et des capacités des salons, conseiller le client par rapport à ses besoins, en accord avec la stratégie commerciale (périodes calmes et plus intenses), bonne connaissance technique (faisabilités et limites). Connaître son client et son secteur d’activité, ce qui va guider sa décision
CREATION D’UN CONTRACT COMMERCIAL Rédige les offres sur mesure (cousu main). Assure le suivi des offres contractuelles et des options en cours
CONVERSION DE LA DEMANDE EN DOSSIER CONFIRME (conversion) Après la signature du contrat, préparation pro forma et gestion des arrhes. Reste en lien avec le client jusqu’à son arrivée. Prépare les détails du séminaire (chambres et évènements), en contactant le client plus proche de la date d’arrivée.
SUR LE TERRAIN L’ISM est le point de contact exclusif pendant la prestation. Accueil du client, vérification des salons et du déroulé Suivi des demandes additionnelles pendant l’événement Etre capable de recevoir du feedback sur place, et réagir en fonction
COMMUNICATION INTERNE Finalise la feuille de fonction pour envoi à tous les départements de l’hôtel Prépare et participe à la réunion des fonctions (briefing des groupes chambres et événements) ; gestion des groupes dans les mois qui suivent Bonne analyse des chiffres et de la stratégie à adopter Contrôle l´exécution de l’événement sur place, conforme au contrat avec les équipes opérationnelles (service Banquet, Restaurant, Réception, Housekeeping…) Après l’événement, contrôle de la facturation afin que les montants correspondent à ce qui a été contracté
SALES Organisation des sites inspections pour les clients potentiels ou pour les événements à venir Participe à la stratégie commerciale MICE Développement de la relation clients/ fidélisation = relances spontanées Informe le client des différents services de l’hôtel (restaurant, rooftop, hammam, etc) Tenter l’upselling pour chaque dossier: ajout d’un cocktail, d’une pause-café, d’un dîner, équipement technique… Développe son sens commercial persuasif. Cette liste est non exhaustive